נוהל הפצת דוא"ל לרשימת נמענים גדולה

1. בחר את הנמענים תוך הפעלת שיקול דעת

בחר בנמענים בצורה אינדיבידואלית או השתמש ברשימות תפוצה קבועות. אם אין רשימת תפוצה המתאימה לצרכיך, בקש מיחידת המחשב ליצור אחת המתאימה לך או ייצר ברשימת אנשי הקשר האישית שלך.

איך עושים זאת? ניתן להזמין רשימת תפוצה קבועה על ידי מילוי טופס בקשה לניתוב כתובת דוא"ל (מילוי ידני) והעברתו ליחידת המחשב.

מה הרווחנו? רשימת אנשי הקשר בפנקס הכתובות כוללת כתובות אדמיניסטרטיביות וגם כתובות וירטואליות לרשימת תפוצה (למשל ramach@sapir.ac.il להפצת דוא"ל לכל ראשי המחלקות) – בחירה גורפת גורמת לכך שחלק מהנמענים מקבלים את אותה הודעה מספר פעמים, ומאידך יגיע דוא"ל לכתובות שאין מאחוריהן משתמשים.

2. הוסף את הנמענים בשדה "עותק מוסתר"

שלח את הודעתך תוך הסתרת רשימת הנמענים. כך כל מי שמקבל את הודעת הדואר לא יודע למי עוד היא נשלחה.

איך עושים זאת? במקום לרשום את רשימת הנמענים בשדה "אל" או "עותק" – באנגלית To, Cc רשום אותם בשדה "עותק מוסתר" – באנגלית Bcc .

מה הרווחנו? מנענו מוירוסים ותוכנות סמויות זדוניות הקוראות את כתובות הדוא"ל במכתבי המשתמשתוכנות אלו מנצלות את הכתובות להפצתן באופן אוטומטי ומפיצות הודעות דוא"ל (הכוללות את הוירוס) לאותם נמענים – כך קורה שאתה מקבל וירוסים מאנשים מוכרים לך – ובלי ידיעתם!

3. שלח קישור לקובץ , לא את הקובץ עצמו

לרשות כל יחידה ארגונית שרוצה בכך דרך לפירסום הודעות באתר אינטרנט. שומרים את הקובץ בכונן Lבתיקיה המתאימה ושולחים לכולם את הקישור לקובץ ולא את הקובץ עצמו. יתרון נוסף: אם לאחר שליחת הדוא"ל תרצה לערוך שינוי בקובץ, ניתן יהיה לעשותו באמצעות עריכה ושמירה מחודשת שלו בכונן L. כל מי ששלחת אליו את הקישור לקובץ באינטרנט יגיע תמיד לקובץ המעודכן.

איך עושים זאת? שמור קובץ בכונן L שלך תחת המדור שהוקצה לך. לדוגמא: יצרת קובץ בשם info.doc (יש לשמור שם קובץ באנגלית או במספרים, לא בעברית). תחת המדור L:\prx שהוקצה לך, הקישור באינטרנט לקובץ יהיה: http://w3.sapir.ac.il/prx/info.doc

מה הרווחנו? שליחת קובץ מצורף (בעיקר לאוכלוסיית הקמפוס) גורמת לכך שהקובץ ישוכפל בעשרות עותקים בתיבות דואר המשתמשים. לאלו שתיבת הדואר מלאה, הדוא"ל לא יתקבל, לאלו הניגשים מרחוק, ההורדה עלולה להיות איטית.

4. הפעל שיקול דעת בשימוש בעברית

אם ההודעה מופצת בתפוצה רחבה מאד, כדאי להוסיף משפט באנגלית המסביר מה לעשות אם לא רואים את העברית. בנוסף, אם מצרפים קישור לקובץ באתר אינטרנט – קיימת סבירות גבוהה יותר שאנשים יוכלו לקרוא את העברית באתר.

איך עושים זאת: בשימוש במעבד תמלילים word, בזמן שמירת הקובץ בחלונית "שמור כסוג" – בחר ב Rich text format) *.rtf) . עדיף לייצר קובץ PDF – חסבוני במשאבים, סטנדרטי וגם מונע שינוי בטקסט שכתבת.

מה הרווחנו? אמנם יש היום תקן לשימוש בעברית, אבל מסיבות היסטוריות יש רבים המשתמשים במערכות לא תקניות. יש אפשרות סבירה שאחד מהנמענים שלך יראה את העברית בצורה לא תקינה (אותיות לא מזוהות,סימני שאלה, וכד').